ハート封筒株式会社
個人情報保護方針
当社は、主事業である事務用封筒等紙製品の印刷・販売・配送・業務管理、並びに商品情報配信・問合せ等業務活動（以下、｢当社事業活動｣）を行う上で、責任ある企業として個人情報保護の重要性を第一と考え、各種法令・条例・規範及びJISQ15001を遵守し、個人情報を正しく取り扱う為に「個人情報保護方針」定め、当社の従業員すべての者に周知徹底を図るとともに、個人情報保護マネジメントシステムを制定し、個人情報の適切な取扱・管理を行い、改善をしていくことを宣言致します。
平成17年7月1日 制定・平成20年1月7日改訂
ハート封筒株式会社 代表取締役社長 田中 嗣人
1. 個人情報の取得･利用･提供について
当社は当社事業活動の事業範囲、並びに当社従業員の労務管理・求人時の採用人事管理において個人情報の取得･利用を行い、その目的外には利用致しません。また、個人情報は本人の同意無くしては、第三者に提供致しません。
2. 個人情報保護に関する法令･指針･その他規範の遵守について
当社は個人情報に関して適用される法令、国が定める指針、その他規範、各種条例の遵守とJISQ15001の規格に準拠･適合したマニュアルを遵守し、業務を遂行致します。
3. 個人情報へのリスク予防について
当社は、個人情報を安全且つ正確に管理し、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩･滅失･き損･紛失･破壊･改ざんを事前に防止回避の手順を定め、それを予防･是正の処置を行います。
4. 苦情及び相談への対応について
当社は、法で定める苦情･開示請求等の手続きに関して、当社規程･手順に基づき対応致します。｢お客様相談窓口｣を設け必要な体制を整え、情報開示ご希望の方には、お申出が本人であることを確認の上、合理的な期間及び範囲で回答致します。
5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は、社会情勢・環境の変化を踏まえて、個人情報を適切に管理･保護する為の個人情報保護マネジメントシステムを制定し、適切な運用･管理を行うと共に、継続的に改善します。
個人情報に関する公表事項
1. 個人情報取扱事業者の名称・氏名
ハート封筒株式会社
八尾市老原8-99
代表取締役社長 田中 嗣人
電話番号 072-995-3297
2. 個人情報の利用目的
- 当社では、事業活動並びに従業員の労務管理・求人時の採用人事管理に関連し、以下に示すような利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を利用します。
- ご提供いただいた個人情報は、予め明示しました利用目的の範囲内で利用し、ご本人の同意なく利用目的外に利用致しません。
- 実際に個人情報のご提供をお願いする時は、予め通知又は下記のような利用目的を通知又は明示します。但し、ビジネス慣習上名刺交換を行う場合や、或いはご本人からのカタログ・資料送付等の発送のご依頼される場合等、取得の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させていただく場合があります。
| 対象 | 利用目的 | |
|---|---|---|
| お客様からお預かりする個人情報 | 名刺・ハガキ・封筒等の作成・印刷・加工 | 〇 |
| その他受託した印刷関連製品の作成・印刷・加工 | ||
| 当社従業員及びお取引先様に関する情報 | 当社従業員に関する雇用･労務･人事管理 | 〇 |
| 当社退職者に関する人事管理 | 〇 | |
| 求人応募に関する採用業務 | 〇 | |
| 営業･販売活動管理に伴うお取引先関係者の個人情報 | 〇 | |
| 従業員、外部有識者、株主等の特定個人情報 | 法令に基づき、当社従業員（扶養親族を含む）、外部有識者、株主等の個人番号を、給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、支払調書等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務のため | 〇 |
※上記のうち、保有個人データの利用目的を、〇で示しています。
3.個人情報の共同利用
当社は、ご提供いただきました個人情報を当グループ会社と共同して利用することがあります。当社と個人情報を共同利用するグループ会社間において、個人情報に係る安全管理契約を締結の上、厳正な管理のもとに利用致します。
| 共同利用する個人情報の項目 |
|
|---|---|
| 共同利用の範囲 | ハート株式会社 |
| 共同利用の利用目的 |
|
| 共同利用する個人情報の管理責任者 | 大阪府大阪市中央区和泉町2-1-13 ハート株式会社 個人情報保護管理者 瀬口 達也 |
4. 個人情報の安全管理
当社は、関係する法令およびガイドラインを遵守し、取り扱う個人データ（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当社が個人データとして取り扱うことを予定しているものを含む。以下、本項において同じ）の漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のため、必要かつ適切な措置（以下、「安全管理措置」といいます）を以下の通り講じてまいります。
（１）基本方針の策定
当社は、個人データの適正な取扱いを確保するため、基本方針として「個人情報保護方針（https://www.heart-group.co.jp/privacy-envelope.html）」を策定しています。
（２）個人データの取扱いに係る規律の整備
当社は、個人データの取扱方法、責任者・担当者およびその役割等について定めています。
（３）組織的安全管理措置
当社は、当社の組織体制における個人情報の取扱いに関する責任者として「個人情報保護管理者」を任命したうえで、社内の個人情報保護に関する統制を実施しています。
また、安全管理措置に関して従業員に遵守させ、従業員が法等に違反している事実又は兆候を把握した場合は「個人情報保護管理者」をはじめとする責任者へ報告・連絡する体制を整備しています。
（４）人的安全管理措置
当社は、従業員に対し個人情報の適正な取り扱いに関する教育・研修を実施しています。
（５）物理的・技術的安全管理措置
当社は、個人データを取り扱う区域において、入退室管理を行うとともに、個人情報を含む文書や媒体、機器等は盗難防止措置を実施しています。
また、情報システムへのアクセス制御、コンピュータウイルス対策、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等を実施しています。
（６）外的環境の把握
当社は、個人データを国内にのみ保管しています。
5. 個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等（以下、「開示等」）について
当社は、ご本人からの保有個人データの開示（第三者提供記録の開示を含む）、利用目的の通知、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者提供の停止（以下「開示等の請求等」という。）のご請求を受付いたします。
1. 開示等の申出先
開示等の求めは、下記「個人情報お客様相談窓口」まで本人若しくは代理人により、当社ホームページ上より所定の書類をダウンロードし、該当事項をご記入いただき、郵送にてのみお受け致します。
2. 開示等に関して提出する書類
開示等にあたっては、次の書類を提出していただきます。
①個人情報 開示等請求書（当社所定）
②本人確認のための書類（運転免許証、パスポート、マイナンバーカード（表面）など）
③法定代理人の場合は、上記②に加え、法定代理権があることを確認する書類
④任意代理人の場合は、上記②に加え、当社所定の委任状及び本人の印鑑証明書
※ご提出いただいた書類に、健康保険の被保険者証に記載の保険者番号及び被保険者等記号・番号や個人番号、その他要配慮個人情報が記載されている場合、あらかじめ塗り潰した上でご提出下さい。当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせていただきます。
3. 手数料及びその徴収方法
利用目的の通知もしくは開示の１回の請求につき、1,000円分の郵便切手を申請書類に同封の上郵送願います。（2022年4月1日現在）
【注】返信用切手が不足していた場合や、返信用切手が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定期間（当社よりの連絡日起算10日）内にご提示頂けない場合は、今回の開示時の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。
4. 開示等の求めに対する回答方法
個人情報お客様相談窓口は、２の申請書の申請書記載住所宛に「開示等の請求に係る対応結果通知書」を郵送（書留郵便）もしくは電磁的記録いずれか選択いただいた方法より回答するものとします。
5. 保有する個人情報の非開示事由
当社にて非開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知致します。なお、非開示の場合についても所定の手数料は払い戻し致しません。
6. 個人情報に関するお問い合わせ・苦情受付窓口
個人情報に関するお問い合わせ、開示等のお問い合わせについては、下記に記載しております「個人情報苦情相談窓口」までご連絡下さい。
| 窓口 | ハート封筒株式会社 個人情報苦情相談窓口（担当：大阪工場人事総務課） |
|---|---|
| jinjika@heart-group.co.jp | |
| 電話 | 072-995-3927 |
| 郵便 | 〒581-0092 大阪府八尾市老原8-99 |
※なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受け致しかねますのでご了承下さい。
7. クッキー、その他情報・技術の利用について
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